U bent hier

2.842.687. Een week lang was het cijfer te spotten op alle VUB-campussen: op posters, tentborden, afgedrukt op papier, tot zelfs in krijt geschreven op de vloeren. Ondertussen is het mysterie opgelost: het is het aantal mails dat aan de hele VUB in oktober is verstuurd. Tegen die stormvloed wil de VUB actie ondernemen met een heus e-mailbeleid. En welk beter moment om dat te introduceren dan rond de e-mailloze vrijdag van 24 november?

2.842.687. A week long this number could be spotted all over VUB campuses: on posters, signs, printed on paper, even chalked onto floors. The mystery has been solved in the meantime: the number represents the total amount of emails sent by the entire VUB community in October. The university wants to take action against that deluge with a proper email policy. What better time to launch it than on Emailless Friday on November 24th?

 

E-mailloze vrijdagen bestaan al een tijdje. Het fenomeen komt overgewaaid uit de Verenigde Staten. Daar is men zich al langer bewust van de nefaste invloed van een teveel aan e-mails op de productiviteit van kantoorwerkers. In België is de e-mailloze vrijdag dit jaar aan zijn tiende editie toe. En voor de allereerste keer neemt ook de VUB eraan deel.

 

Mijn inbox is vol: keynote door Luc Chalmet
Het wordt geen gratuite deelname. Zo geeft Luc Chalmet op 24 november een keynote aan de VUB over e-mail overload en hoe die tegen te gaan. De professor-emeritus van Ugent en de universiteit van Antwerpen is in de eerste plaats een expert in ‘leane’ methodes: een manier van denken en handelen om organisaties te leren werken zonder verspillingen. Maar al snel merkte hij dat zelfs in bedrijven die doordrongen zijn van de leancultuur de hoeveelheid e-mails de behaalde efficiëntiewinst teniet doet. Uiteindelijk schreef hij er een boek over: ‘Mijn inbox is vol.’ Het staat vol tips en weetjes om beter te communiceren via e-mail en bepleit ook het uitwerken van een e-mailbeleid teneinde – onder andere – de stress te verminderen die grote hoeveelheden e-mails veroorzaken en zo bij te dragen aan het welzijn van alle medewerkers.

 

Meer welzijn door minder e-mails
Het is een boodschap die niet in dove oren is gevallen bij VUB-rector Caroline Pauwels. Sinds haar aantreden als rector van de VUB stelt ze immers het welzijn van studenten en medewerkers consequent voorop als een van haar prioriteiten. Dat de universiteit nu uitpakt met een e-mailbeleid is dan ook geen wonder. Caroline Pauwels schreef trouwens het voorwoord bij het boek van Chalmet.

 

De introductiecampagne voor het e-mailbeleid van de VUB. Links de 'oplossing' van het cijfer 2.842.687 en rechts een van de cartoons rond de tips voor efficiënter mailen

Door iedereen te raadplegen
Het nieuwe e-mailbeleid kan worden gedownload via de site van de VUB. Voor wie weinig tijd heeft om het volledig te lezen, is er een handige samenvatting gemaakt: zowel van het beleid zelf als van de manual zijn de belangrijkste punten opgelijst. Dat is ook gebeurd voor een goede mailetiquette.

 

Een on-going campagne
Maar daar stopt het niet: van de tips worden ook geïllustreerde posters gemaakt, die geregeld zullen worden opgehangen op alle campussen van de VUB. Op die manier zullen personeel en studenten met tussenpozen op het belang van goede mailcommunicatie worden gewezen. En ook op eventuele debatten rond het onderwerp zal worden verwezen naar het bestaan van het mailbeleid. Op alle affiches zal een QR-code worden afgebeeld, die na scanning met een smartphone doorverwijst naar de internetpagina met het mailbeleid.

 

Gratis boek voor eerste 100 aanwezigen op keynote Chalmet
Naar aanleiding van de lancering van haar nieuwe e-mailbeleid, deelt de VUB gratis 100 exemplaren van ‘Mijn inbox is vol’ uit. Wie zich op e-mailloze vrijdag 24 november om 11 uur als een van de eerste honderd personen aanmeldt aan aula QD om de keynote van Chalmet bij te wonen, heeft prijs.  Voor wie er niet bij kan zijn, is er ook een livestream van het event,  die hier kan worden bekeken